Научно-производственное объединение "Мосспецавтоматика" - крупнейшее и старейшее в отрасли - около 85 лет активно занимается комплексом работ, связанных с охраной личности и собственности, материальных и духовных ценностей, созданных умом, интеллектом и трудом человека.

Научно-производственное объединение "МОССПЕЦАВТОМАТИКА" крупнейшее предприятие в России в области создания и обслуживания комплексных систем безопасности объектов: технических средств пожарной автоматики, охраны и жизнеобеспечения.

Опыт ФОРС СПб по внедрению решений IFS Финансы и IFS Поставки

Накопленный научно-технический и производственный потенциал, высокий профессионализм, мощная производственная инфраструктура позволяют нам выполнить на Вашем предприятии любые работы по оснащению его новейшими средствами автоматики с высоким качеством и в сжатые сроки, а затем поддерживать эти средства в работоспособном состоянии в процессе технического обслуживания.

Алексей Хрущев

 

 

1. Введение

 

В этой статье хочется поделиться нашим опытом внедрения ERP-системы IFS Applications, рассказать о наших проектах, о востребованной функциональности, о корпоративной методологии ведения проектов.

 

Статья состоит из трех частей. Первая часть посвящена наиболее интересным функциональным возможностям, которые уже опробованы и внедрены, далее освещается функциональность, которая сейчас активно нами предлагается для внедрения, а в третьей части затрагиваются некоторые вопросы процесса внедрения исходя из нашего опыта.

 

2. Это работает уже сейчас

 

Поставки

 

На многих предприятиях, особенно на крупных, исторически складывается некоторая логистическая структура, которая не меняется годами. Как показывают предпроектные обследования наших заказчиков, часто имеется дублирование функций, излишне многоступенчатое утверждение документов, отсутствует контроль выполнения заявок снабжения, и как результат - производственным подразделениям приходится снова и снова подавать заявки на приобретение товаров, т.к. предыдущие не рассматриваются, теряются или они не знают, что с этими заявками происходит. С другой стороны, в условиях дефицита оборотных средств, отделы снабжения не могут правильно и обоснованно распределить имеющиеся средства - нет информации о приоритетах, сроках, о связи с конкретными источниками заявок и т.п. Существует также проблема "личной заинтересованности" сотрудников отделов снабжения, отсутствия реальных тендеров на приобретение материалов и комплектующих.

 

В таких случаях необходимо начинать как раз с реинжиниринга бизнес-процессов на основе информационной технологии, предоставляемой IFS Applications. По некоторым оценкам, только наведя элементарный порядок в процессе закупок, можно сэкономить около 10-20% от общих затрат на снабжение.

 

Когда мы внедряем поставки, то с каждой сделкой увеличивается прозрачность и доступность информации о снабжении - кто товар заказал, когда нужно будет платить и сколько, когда товар будет отправлен, какими партиями и когда он придет на склад, как его нужно будет проверять, в какую ячейку складывать, как маркировать. Планирование поставок позволяет уделить больше времени на выбор оптимального поставщика, например, по критерию минимизации TCO (Total Cost of Ownership) - совокупной стоимости владения, при этом учитывается не только цена приобретения, но и затраты на доставку от поставщика, наличие и качество локальной сервисной инфраструктуры поддержки этого класса продукции, гарантийные обязательства. При наличии подробного плана платежей и поступлений менеджеры стараются заключить договоры на снабжение таким образом, чтобы не допустить платежи в период острой нехватки оборотных средств.

 

Один из путей к минимизации издержек при снабжении - выбор оптимальных маршрутов и схем доставки оборудования на склад. Система позволяет не только отслеживать прохождение грузами контрольных точек, но и автоматически вычислять среднее время доставки товаров от конкретных поставщиков до склада компании на основании усредненных данных предыдущих периодов.

 

Отслеживание этапов поставок по заказам

 

При длительных сроках поставки товаров, особенно из-за границы, контрагенты наших клиентов начинают волноваться о судьбе своих грузов. Система позволяет отслеживать прохождение грузами контрольных точек и является основой для информирования заинтересованных лиц.

 

Контроль качества товаров, помещаемых на склад

 

В эпоху тотальной заботы компаний о качестве своих товаров и услуг, сертификации предприятий под стандарт ISO 9000, все большее значение приобретает автоматизация контроля качества комплектующих и материалов при приеме их на склад. Все новое, как говорится, хорошо забытое старое. Раньше, да и сейчас, особенно на предприятиях "оборонки", невозможно приять на склад партию, например, стального прутка, не проведя физико-химического анализа этого товара. В нашей системе есть встроенная поддержка таких операций.

 

Штрих-кодирование

 

Штрих-кодирование в системе успешно применяется при маркировке товаров на складе, основных средств, ячеек склада (для быстрого проведения инвентаризации конкретных ячеек) и при формировании упаковочных этикеток на коробки.

 

Считывание кодов производится при инвентаризации, упаковке и контроле межцехового перемещения товаров и полуфабрикатов. Если принимается на склад товар с серийными номерами, которые представлены в виде штрих-кодов, то они тоже сканируются и автоматически вводятся в систему. В последнем нашем проекте мы организовали печать штрих-кодов на специальном промышленном термодиффузном принтере, который печатает этикетки на специальной клейкой бумаге. Существует также возможность использовать клейкую специальную бумагу формата A4 с произведенной разлиновкой (надрубкой) на несколько небольших этикеток. На такой бумаге можно печатать штрих-коды на обычных лазерных или струйных принтерах.

 

Помимо указания номенклатурного номера и описания товара, на этикетке можно разместить графу с его серийным номером (также в виде штрих-кода), номером партии, номером заказа клиента, логотипом компании и др. Такая этикетка будет играть также рекламную роль, т.к. она сразу выделяется необычностью и информативностью на упаковке товара.

 

В качестве сканера штрих-кодов мы использовали ручные сканеры фирмы Texas Instruments, которые могли без дополнительной настройки считывать коды различных стандартов и обладали высоким разрешением. Очень удобно включать такие сканеры в разъем клавиатуры компьютеров, которые установлены на местах регистрации приема товаров на склад, при этом никакого специализированного ПО не требуется.

 

Учет по партиям и серийным номерам

 

Одним из принципов систем контроля качества товаров и услуг является тот факт, что по любому конечному продукту мы можем проследить всю историю его производства от покупки комплектующих и материалов до финальной сборки и транспортировки. Это требуется для того, чтобы определить партию "подозрительного" товара снабжения, выделить поставщика, который это допустил, и перепроверить остатки товаров, полученных от этого поставщика.

 

Учет товаров по серийным номерам играет важную роль для отслеживания гарантийных обязательств как по проданным, так и по закупленным товарам.

 

Складское хозяйство

 

Резервирование товаров. Данная функциональность выгодно отличает систему IFS Applications от "простых" торговых систем. Особенно интересна функциональность, которая обеспечивает автоматическое резервирование товаров при приеме их на склад под конкретный клиентский заказ, если закупка товаров была осуществлена специально для покрытия данного клиентского заказа.

 

ABC-анализ. Возможность системой автоматически проводить ABC-анализ движения товаров позволяет говорить о складском модуле не просто как об учетном ПО, а как об аналитическом инструменте, влияющем на выбор оперативных решений по ведению бизнеса компании (что покупать, из чего нужно создавать запасы, а из чего нет, от какого товара срочно избавляться и т.д.). Классический ABC-анализ, который является статистическим методом, основанным на соотношении Парето - 20/80 (например, 20 процентов номенклатуры товаров приносят 80% оборота компании и т.п.), которое было эмпирически выведено на большом количестве экспериментальных данных и которое имеет универсальный характер применения. Однако IFS Applications позволяет переопределить это соотношение в целях получения более точных границ классов A, B, C - с учетом особенностей работы компании по определенному критерию.

 

Поставки как часть ремонтного решения (EAM)

 

Понятно, что для ремонтной деятельности предприятий необходимы материалы, запчасти, инструменты, привлечение внешних соисполнителей и т.п. Товары необходимо приобретать, хранить и планировать их приобретение. Также необходимо учитывать привлечение к ремонтной деятельности сторонних организаций (например, для наладки специализированной аппаратуры). Многие предприятия начинают самостоятельно оказывать услуги в сфере ремонтной деятельности на коммерческой основе, и встает вопрос об оценке себестоимости таких работ и об учете всех финансово-поставочных аспектов такого рода бизнеса. Мы смогли настроить систему так, чтобы она полностью удовлетворяла таким требованиям.

 

Очень удобным инструментом для обоснования необходимости и планирования приобретения конкретных товаров (запчастей, материалов) для выполнения ремонтных работ является прямая ссылка на определенную работу, операцию по обслуживанию того или иного оборудования. Чем точнее мы составим план поставок для обеспечения ремонта и обслуживания оборудования, тем больше оборотных средств компании сэкономим. Такая функциональность также оказалась интересна нашим заказчикам.

 

Присвоение номера новому товару

 

В настоящее время в системе отсутствуют средства для автоматизации процедур кодирования товаров - особенно тяжело провести правильную кодировку нового товара (непонятно, на каком номере остановилась монотонно возрастающая нумерация товаров внутри товарной группы). Прежде всего, необходимо полностью быть уверенным, что данный или похожий товар еще не введен в систему. Если его нет, то может быть использована наша новая кнопка. Мы сделали дополнительную кнопку генерации нового номера товара в диалоговом окне "Товар сбыта". При нажатии на эту кнопку производится поиск максимального кода товара из этой товарной группы в общем реестре товаров и формируется следующий порядковый номер товара из этой группы, который уже далее используется стандартным образом.

 

Финансы

 

Основным условием, обеспечивающим стабильность деятельности любой компании и служащим базой для дальнейшего ее развития в быстроменяющихся условиях, является создание и внедрение наиболее оптимальной и, по возможности, гибкой модели бизнес-процессов или, иначе говоря, набора схем текущей операционной деятельности компании, которые включают в себя: структуру компании, внутренние нормативы деятельности подразделений, процедуры взаимосвязей между ними, порядок документооборота и отчетность. Финансовое решение, являясь неотъемлемой частью бизнес-модели, выступает самым важным инструментом для контроля и управления компанией.

 

Решение IFS Финансы позволяет учитывать специфику бизнес-процессов компании, осуществлять регистрацию и мониторинг финансовых событий в соответствии с принятой в компании учетной политикой, предоставлять необходимые данные для планирования, обеспечивать менеджеров компании необходимой информацией для анализа и принятия как оперативных, так и стратегических решений. В частности, при реализации требований некоторых из наших заказчиков, были разработаны и настроены в системе в качестве базовых справочников план счетов и совокупность аналитических кодов, на основе которых хозяйственные операции регистрировались в системе в соответствии с принципами GAAP/IAS. С использованием стандартной функциональности Генератора отчетов, являющегося частью модуля IFS Финансы, были произведены настройки для формирования отчетов в форматах GAAP/IAS. Кроме того, используя аналитические коды, пользователи модуля IFS Финансы имеют возможность сгруппировать необходимые данные, например, по центрам ответственности/затрат или по видам деятельности и сформировать запрос или отчет для оперативного анализа и контроля, и одновременно проследить, из чего сложилась та или иная сумма и на основании какого первичного документа.

 

Одним из основных оперативных методов контроля финансового состояния организации был и остается анализ кредиторской задолженности. При регистрации счетов-фактур (инвойсов) поставщика их можно связать с конкретными поступлениями, в том числе с уплаченными авансами. Менеджеры могут увидеть в системе по каждому заказу снабжения: какие были инвойсы, есть ли поступления, по которым не были зарегистрированы инвойсы, есть ли инвойсы, по которым еще не поступил товар. Соответственно, отслеживаются оплаты по инвойсам, можно просмотреть и проанализировать всю историю взаимоотношений с данным поставщиком, увидеть кредиторскую задолженность по срокам, утвердить план платежей. Все эти возможности просты в использовании, доступны через отчеты и запросы в режиме реального времени. Менеджерам, ответственным за управление кредиторской задолженностью, нет необходимости обращаться к бухгалтерским проводкам для получения необходимой аналитической информации, поскольку соответствующие запросы и отчеты формируются на основе документов, зарегистрированных в системе. Так один из наших заказчиков получил возможность на основе данных, имеющихся в системе, увидеть в одной экранной форме всю картину расчетов по разным заказам с одним поставщиком, что позволило легко определить текущую задолженность и обоснованно отложить платеж на очень крупную сумму во избежание значительных расходов, связанных с изменениями курсов валют.

 

При использовании IFS Финансы совместно с IFS Поставками вся информация об отгрузках автоматически попадает из поставок в финансовый модуль. Руководство предприятия и менеджеры по продажам имеют возможность оперативно отслеживать в системе всю историю расчетов с конкретным дебитором в реальном масштабе времени. Указание для каждого дебитора размера предоставляемого ему кредита автоматически блокирует отгрузку товара, если кредитная линия превышена. Решение о разрешении отгрузки может принять только уполномоченный на это исполнитель.

 

Для финансовых менеджеров вся информация поступает в главную книгу автоматически и доступна для анализа и принятия управленческих решений в различных разрезах. Наряду с отчетами по главной книге, в системе большое количество отчетов, построенных на основании зарегистрированных в системе документов.

 

Для принятия обоснованных управленческих решений очень важно иметь информацию об ожидаемом движении денежных средств. Модуль IFS/Финансовый анализ позволяет пользователям получить информацию об ожидаемом движении денежных средств на основании зарегистрированных в системе заказов снабжения, сбыта, счетов-фактур со сроками их оплаты, а также введенных вручную ожидаемых поступлений и отчислений денежных средств.


Разработка и создание сайтов “www